Warteliste: Budget-Controlling auf dem nächsten Level 💸

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Liebe Community,

wenn es um Projekt-Controlling geht, kennen wir alle das Mantra: „Zeit ist Geld.“ Die richtige Balance aus Budget, Zeit und Ressourcen ist oft entscheidend für den Erfolg eines Projekts und stellt eine der wesentlichen Herausforderungen im Projektmanagement dar.

Um genau diese Challenge anzugehen, haben wir Interviews mit euch geführt und dabei viele wertvolle Insights gesammelt. Die zentrale Frage lautete: Was sind die größten Stolpersteine, wenn es um Projekt-Budgets und Controlling geht?

Dabei kristallisierten sich einige wesentliche Pain-Points heraus:

  • Transparenz und Übersicht: Besonders in Agenturen mit parallelen Projekten wird es schnell unübersichtlich, welches Budget wo und wie beansprucht wird. Frühzeitige Reaktionen auf Planänderungen? Schwierig. :weight_lifting_man:
  • Ungeplante Kosten: Spontane Kundenanfragen sind Alltag – doch was heißt das fürs Budget? Jede neue Anfrage bringt Abstimmungen und Anpassungen von Ressourcen mit sich, was schnell zu Mehrkosten und Budgetüberschreitungen führen kann. :rotating_light:
  • Plan vs. Realität: Geplante Aufwände stimmen selten perfekt mit der Realität überein. Das erfordert ständiges Überprüfen und Anpassen, um unerwartete Budgetüberschreitungen und ineffiziente Ressourcennutzung zu vermeiden. :microscope:
  • Retainer-Projekte: Bei wiederkehrenden Budgets ist Flexibilität gefragt, da sich die Anforderungen der Kunden im Laufe der Zeit ändern können. Dies erschwert die Ressourcenplanung und erfordert regelmäßige Anpassungen. :zap:
  • Zeiten ≠ Kosten: Die Kostenstruktur im Agenturgeschäft kann komplex sein, insbesondere wenn individuelle Stundensätze ins Spiel kommen. Die Kosten eines Projekts im Blick zu behalten, ist eine Herausforderung für sich. :money_with_wings:

Unser erklärtes Ziel ist es, diese Pain-Points mit awork anzugehen. Wir möchten neue Werkzeuge entwickeln, die die Planung und Kontrolle von Projektbudgets vereinfachen und optimal auf eure Business Cases abgestimmt sind – für mehr Transparenz, um Projekte effektiv steuern zu können.

Dafür arbeitet unser Fokus-Team bereits mit Hochdruck daran, awork auf das nächste Budget-Level zu bringen. Und jetzt seid ihr gefragt!

Seid dabei und helft uns, das Update für euch perfekt zu machen:

Als Teil unserer Warteliste (leider bereits geschlossen) gehört ihr zu der Gruppe an Usern, die als erstes über die neuen Features informiert wird und die aktiv an deren Gestaltung mitwirken kann. Das bedeutet für euch:

  • :bulb: Exklusive Einblicke und Updates zum Entwicklungsstand
  • :speech_balloon: Möglichkeit direktes Feedback zu geben und an Usability-Tests teilzunehmen
  • :soon: Early-Access auf die neuen Features für euren Workspace

Die Warteliste wurde Ende 2024 geschlossen – du möchtest noch mit drauf? Dann schreib uns gerne direkt eine Nachricht im Kommentar zu diesem Beitrag.

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Super Idee - da haben wir schon lange drauf gewartet!
Ich würde gerne meine Schattenwirtschaft in Excel auflösen und all diese Budget-Themen ins awork schieben - konsistent zu Projekt- und Aufgabenplanung - konsistent zu Reports/Auswertungen. Ich bin gerne dabei Erfahrungen und Anforderungen zu teilen und zu diskutieren.

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Was uns helfen würde:
-) Budget für jedes Projekt in € (andere Währungen brauchen wir nicht)
-) unterschiedliche Stundensätze
-) „non billable“ Stunden gehen nicht von Stundenkontingent ab (und auch nicht vom Budget) - ggf. gesonderte Auswertung
-) Erfassung von nicht-Arbeits-Aufwendungen (Reise, Beschaffungen, Lizenzen, … Unteraufträge)
-) Anbindung an sevDesk mit konfigurierbarer Zusammenfassung (je nach dem, was der Kunde explizit sehen soll)
-) Auswertung: Burn Down Chart, verbleibendes Budget und geschätzte Null-Linie aus der Historie (Angabe der Stunden je Stundensatz-Kategorie)
-) Unterstützung von Budget-Aufstockungen
-) Unterstützung von Ticket-Systemen (mehrfache Aufstockungen nach Ticket-Preisen … ggf. gleich an Tasks je Ticket binden)
-) […] mehr in den workshops

PS: Sorry, off topic - aber wir bräuchten dann eine weitere Task-Ebene :wink:

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Danke für deinen Input Henrik! Wir haben die Punkte mit aufgenommen und werden diese vor allem bei den Überlegungen rund um Währungen in awork mit einbeziehen.

Neue Infos über die kommenden Updates zum Thema Budget erhalten User auf der Warteliste (also du auch) in wenigen Tagen! :slight_smile:

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Wir sind neu hier, und Controlling ist für uns ein sehr wichtiges feature, daher gerne: Liste :).

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Hey @schwenkert, die Warteliste ist leider bereits geschlossen. Sollten wir hier noch weiteres Feedback benötigen, melden wir uns aber bei dir! :purple_heart:

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Kann ich mich auch auf die Warteliste setzen lassen? Budget-Controlling ist für uns ein zentrales Thema als Consulting Firma.
Als Schweizer Firma brauchen wir:

  • Währung in CHF
  • innerhalb eines Projekts unteschiedliche Tagessätze (z.B. Junior- & Senior-Rollen)
  • burn-rate
  • eventuell sogar innerhalb eines Projekts Unterscheidung pro Lieferpaket/Stream, wie viel Budget bereits verbraucht wurde, bzw. wie viel noch verfügbar ist
  • Pro Stream/Rolle aufzeigen, wie viel des vorhandenen Budgets bereits eingeplant ist
  • Bei mehrjährigen Projekten: Aufteilung des Budgets pro Jahr
  • Report, in welchem ich aufzeigen kann, welche Leistungen durch uns und welche Leistungen durch den Kunden erbracht worden sind
  • Budgetreport pro Phase
  • Budgetcontrolling projektübergreifend
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Wir würden die neuen Funktionen gerne bei uns testen. Zudem haben wir bei unseren Retainer-Projekten die Anforderung, dass bei Überschreitung des monatlichen Budgets andere Stundensätze gelten. Außerdem sollte das nicht genutzte Stunden Budget über einen bestimmten Zeitraum in folge Monate übertragen werden.

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Wir testen das Retainer-Budget gerade, dazu zwei Wünsche:

  • Was bei uns leider häufig vorkommt, dass die Retainer in der Mitte des Monats starten und entsprechend aufhören. Das monatliche Budget müsste für den ersten und letzten Monat dann jeweils halbiert werden, sonst stimmt es nicht mit dem Gesamtbudget. Aktuell wird der erste und letzte Monat unabhängig vom Zeitraum als ganzer Monat gezählt.
  • Kapazität auf Basis der Teamitglieder und Retainer Budgets automatisch berechnen: in vielen Retainern sind die Aufgaben nicht so klar geplant, wie in den anderen Projekten. Für die Kapa-Planung wäre es daher hilfreich erstmal Pauschal die Stunden (idealerweise auch mit anpassbarer Verteilung) auf die Teilnehmenden im Projekt zu verteilen und von ihrer Kapazität abzuziehen.