Berechtigungen für Space-Docs nachschärfen

Claudius · 20. Juli 2026 um 11:46

In „unserer“ Welt wäre die Berechtigung im Space-Doc so geregelt:

Wir hätten erwartet, dass hier die gleiche, konsistente Logik wie auf Aufgaben greift:

-> Bearbeiter der Oberaufgabe / des Ober-Docs kann alle Unteraufgaben / Unterdocs BEARBEITEN, neue Unteraufgaben / Unter-Docs erstellen + die Reihenfolge der Unteraufgaben / Unterdocs bestimmen!

Wir haben jetzt vom Entwickler-Team gemeldet bekommen, dass es für die Space-Docs so nicht funktioniert. D.h. nur wenn ein Team / eine Person Schreibrechte auf einen gesamten Space bekommt (=1. Screenshot), kann diese Person die Reihenfolge von Docs verändern. Das macht aus unserer Sicht keinen Sinn, da diese Person ja Docs erstellen kann…

Hier sollte auf jeden Fall nachgeschärft werden

In dem Zuge würde ich gerne mit platzieren:
→ Das Verschieben von einem Doc unter ein anderes, wo es dort als letztes auftauchen soll, ist praktisch nicht möglich…

torben · 24. Juli 2026 um 12:29

Hey @Claudius ,

Ich kenne euren genauen Fall nicht, aber möchte hier einmal kurz erklären, wie die Berechtigungsstruktur für Docs aktuell funktioniert.

Generell

Grundsätzlich kann ein Doc ja entweder privat sein oder zu einem Projekt oder Space gehören.

Neben Berechtigungen, die auf Docs aufgrund der Struktur, in der liegen (Doc Space oder Projekt) wirken, können Berechtigungen noch explizit auf Docs vergeben werden: Entweder dem ganzen Workspace oder einzelnen Teams oder Usern können hier Rechte vergeben werden.

Generell gilt, dass alle Berechtigungen, die du explizit auf einem Doc vergibst, an alle Docs, die unter diesem liegen, „vererbt“/ weitergegeben werden. Workspace, Team oder User- Berechtigungen können in dieser Hierarchie nur erweitert und nicht mehr eingeschränkt werden.
Sollte es auf der gleichen Ebene mehrere Berechtigungseinstellungen geben, die einen User betreffen - zum Beispiel eine Team- Berechtigung mit Leserechten und eine User- Berechtigung mit Schreibrechten - dann gilt immer die spezifischere Berechtigungseinstellung. Also hätte der User in diesem Fall Schreibrechte.

Ein User mit Schreibzugriff auf ein übergeordnetes Doc kann Sub- Docs erstellen, bearbeiten und neu anordnen, da diese Berechtigung an alle darunter liegenden Docs vererbt wird. Um ein Doc unter ein anderes übergeordnetes Doc zu verschieben, ist Schreibzugriff sowohl auf das zu verschiebende Doc als auch auf das neue übergeordnete Doc erforderlich.

Hat ein User explizit Berechtigungen auf ein Doc (z.B. Leserechte) ohne dass dieser User Berechtigungen auf die Struktur (Projekt oder Space), in welchem das Doc liegt, hat, so erscheint dieses Doc in der „Mit mir geteilt“- Liste.

Innerhalb der privaten Docs, Projekt Docs oder Space Docs kann ein User mit Schreibrechten Docs verschieben.
Ein Verschieben von Docs in der „Mit mir geteilt“- Liste ist nicht möglich.

Private Docs

Der Ersteller eines privaten Docs hat immer auf dieses und alle darunter liegende Docs uneingeschränkten Zugriff.

Space Docs

Admins haben immer uneingeschränkten Zugriff auf alle Docs in Spaces.
Die auf Space- Ebene gesetzten Berechtigungen gelten immer für alle Docs innerhalb eines Spaces und können, wie oben erwähnt, durch explizite Berechtigungen nur erweitert, aber nicht eingeschränkt werden.

Speziell zu Spaces und deinem Fall

Ein generelles Schreibrecht auf den gesamten Space ist nicht benötigt, um einzelne Docs darin zu verschieben. Schreibrechte auf einem Doc erlauben das Verschieben dieses Docs und allen darunter liegenden Docs - genau wie das Erstellen oder Bearbeiten dieses und allen darunter liegenden Docs.
Das Verschieben eines Docs als letztes Sub- Doc eines anderen Docs ist möglich - dort muss es nur über Drag&Drop richtig gesetzt werden.

Projekt Docs

Für Docs innerhalb eines Projektes gelten die Doc- Berechtigungen aus den Projekteinstellungen. Genau wie bei Space Docs können auch diese für explizite Docs erweitert werden.

Melde dich gerne, wenn es dazu noch Fragen gibt oder auch, wenn etwas nicht wie erwartet funktioniert.

Beste Grüße
Torben

Claudius · 27. Juli 2026 um 05:43

Hi @torben , danke für die Erklärung! Für mich fehlt die Flexibilität innerhalb der Spaces… Als Bsp. wir wollen ein Space als Department ansehen also Sales und jedem Team ein Oberdoc innerhalb des Spaces geben. Das funktioniert in der Theorie, in der Praxis allerdings nicht, weil die Personen innerhalb ihres Docs nie die Reihenfolge beeinflussen können (weil das Doc ja eben bei ihnen in „Mit mir geteilt“ reinfliegt. D.h. für große Workspaces wird es hier sehr unübersichtlich, wenn ich ein Space pro Team anlegen muss.

Daher wäre meine Erwartung, sobald ich neue Docs erstellen kann, diese eben auch in eine Reihenfolge zu bringen…

Das Verschieben eines Docs unter dem letzten Sub-Doc ist leider nicht so einfach möglich, wie du beschreibst, weil es es immer unter das letzte Sub-Doc als neue Ebene packen wird

torben · 27. Juli 2026 um 08:46

Hey @Claudius , danke noch einmal - das ist sehr gutes Feedback.

Die grundlegende Design- Entscheidung, die euch hier im Wege steht, ist, dass ein User nur bei Berechtigungen auf den Space Zugriff auf diesen Space und dessen Docs hat. Wie du richtig sagst, tauchen Space Docs bei Nicht- Zugriff auf den Space, aber Zugriff auf einzelne Docs, in der „Mit mir geteilt“- Liste auf und können damit nicht in ihrer Reihenfolge sortiert werden.

Einen Zugriff auf einen Space und das Sortieren von Docs (auf die der User Zugriff hat) darin zu erlauben, wenn ein User keinen Zugriff auf den Space selbst hat, ist daher problematisch, als dass dies eine hohe Komplexität für das Sortieren erfordert.
Nehmen wir an, ein User hat keinen Zugriff auf den Space, jedoch aber auf 3 von 4 Docs in diesem Space und sortiert diese: Der Zustand und die Reihenfolge des 4. Docs ist dann nicht immer klar.
Dies nur noch einmal als Hintergrund und weitere Erklärung hierzu.

So wie ich es sehe, benötigt ihr, da ihr nicht nur eines, sondern mehrere Sales- Teams habt, eine Überstruktur über Spaces.
Vielleicht könnt ihr die Space- Struktur eine Ebene nach unten versetzen und jedem Sub- Team einen eigenen Space zukommen lassen?

Die Schwierigkeiten mit dem Verschieben und dem Drag&Drop- Verhalten kann ich nicht wirklich nachstellen - kannst du dich hierbei ggf. einmal an den Support wenden, sollte das ein Problem bei euch darstellen?

Wir nehmen das Feedback auf jeden Fall einmal mit und diskutieren mögliche Lösungen.
Danke dir!