In der Praxis läuft ein großer Teil der Kommunikation zu Projekten und den darin enthaltenen Aufgaben über E-Mails.
Aktuell müssen diese Informationen jedoch umständlich in awork übertragen werden, um einen nachvollziehbaren Verlauf sicherzustellen. Das kostet Zeit, führt zu Medienbrüchen und sorgt dafür, dass nicht immer alle Beteiligten den gleichen Informationsstand haben.
Unser Wunsch:
E-Mails direkt aus einer Aufgabe in awork verschicken (sowohl an awork-User als auch an externe Personen) – Antworten und Infos landen sofort an der richtigen Stelle.
Eingehende E-Mails automatisch einer Aufgabe zuordnen – z. B. über eine Kennung oder einen variablen String im Betreff (als Antwort auf eine ausgehende Mail). So können auch externe Hinweise, Kommentare oder Ergänzungen direkt in die Aufgabe einfließen.
Benachrichtigung bei neuen E-Mails – damit wichtige Rückmeldungen nicht übersehen werden.
Das Ergebnis: Alle Informationen zentral in awork, ein lückenloser und transparenter Aufgabenverlauf, bessere Zusammenarbeit und deutlich weniger Zeitverlust durch das ständige Hin- und Herwechseln zwischen E-Mail-Postfach und awork.
Dem kann ich mich nur anschließen. Ich arbeite in meinem Berufsalltag mit ca. 50 externen Personen zusammen. Ein Großteil dieser Kommunikation läuft über E-Mails. Nur drei externe Personen arbeiten direkt mit mir in awork zusammen. Der Rest kann oder will nicht. Das heißt, ich füge alle meine gesendeten und empfangenden E-Mails zu einer Aufgabe als Kommentar ein. Das wäre eine wirkliche Verbesserung für mich, wenn das einfacher wäre.
Übersichtlicher ist es ggf. die 50 Personen über das Connect-Feature anzuschließen, hast du das schon mal geprüft? Mit Projekt-Email-Adresse ist es vielleicht auch nur eine E-Mail-Adresse für Awork, die projektspezifische Zuordnung der 50 personen muss dann separat über eure IT laufen?!
Wenn es dann eine direkte aufgabenbezogene Kommunikation geben soll, dann kann man ja die Chat-Funktion mit Erwähnungen von Personen nutzen. Dann wird auch eine externe E-Mail an diesen Nutzer generiert…
Das connect Feature ist mir bekannt und ich nutze das auch mit ein paar externen Power-Usern. Aber wie schon geschrieben, einige können oder wollen nicht direkt in awork arbeiten. Ich denke, es ist auch utopisch davon auszugehen, dass jede externe Person, mit der man in einem Projekt zusammenarbeitet, awork nutzen wird. Ich kann das offen gesagt auch verstehen, dass jemand, der zu einem Projekt von 200 Stunden vielleicht 8 Stunden beiträgt, sich nicht unbedingt in ein neues Tool einarbeiten möchte.
Das läuft dann in der Regel doch auf E-Mail-Kommunikation hinaus, was noch immer der kleinste gemeinsame Nenner ist, auf den sich alle einigen können.
Das Ergebnis: Alle Informationen zentral in awork, ein lückenloser und transparenter Aufgabenverlauf, bessere Zusammenarbeit und deutlich weniger Zeitverlust durch das ständige Hin- und Herwechseln zwischen E-Mail-Postfach und awork.