Timeline neu denken đź‘€

Aus unserer Sicht ist der Planer viel zu starr und leidet an denselben Problemen wie viele andere Planungstools auch. Es bildet nur den aktuellen Zustand ab, kann nicht mit den täglichen Herausforderungen wie krankheitsbedingten Ausfällen oder dringend dazwischen-geschobenen Aufgaben, umgehen.

Grund dafĂĽr sind unter anderem, dass Aufgaben starr auf Basis ihres Start- und Enddatums eingeplant werden. Hierdurch passierte es uns immer wieder, dass Kolleg:innen Aufgaben nicht bearbeitet haben, da diese nicht in der Timeline auftauchten.
Entweder, weil das Startdatum fehlte, oder, weil das Enddatum in der Vergangenheit lag.

Die angezeigte Auslastung stimmt dadurch auch nicht, da der Aufwand der in der Vergangenheit liegenden Aufgaben komplett ignoriert wird.

Dadurch entsteht sukzessive entweder eine Überlastung des Teams oder eine Anhäufung von verpassten Deadlines, da unter Umständen Aufgaben in vermeintlich auslastungsarme Tage eingeplant werden.
Das Kartenhaus fällt in sich zusammen, sobald jemand merkt, dass es da ja noch diese eine Aufgabe mit 10h Budget gab, die man aufgrund der Erkältung nicht geschafft hat.


Aufgrund dieser Problematik verwenden wir den Planer in awork gar nicht mehr. Wir haben eine eigene Planungsapplikation geschrieben, welche diese Umstände löst:

  • Jede Person hat eine tägliche Kapazität
  • Termine werden zuerst eingeplant
  • anschlieĂźend wird das noch ĂĽbrige Budget verwendet um Aufgaben einzuplanen
    • aufsteigend nach Prio / Fälligkeit
    • wenn ein Tag kein Budget mehr hat, wird die Aufgabe automatisch gesplittet

Anhand eines Abgleichs von Fälligkeitsdatum mit eingeplantem Tag können wir dynamisch auf Planungsprobleme hinweisen und diese proaktiv lösen bevor es ein tatsächliches Problem ist.

Diese Herangehensweise hat unglaublich viel Ruhe reingebracht und dafür gesorgt, dass wir versprochene Termine besser einhalten als je zuvor. Rücksprachen, ob eine Person denn tatsächlich nächste Woche Zeit hat, entfallen komplett.

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