Aus unserer Sicht ist der Planer viel zu starr und leidet an denselben Problemen wie viele andere Planungstools auch. Es bildet nur den aktuellen Zustand ab, kann nicht mit den tÀglichen Herausforderungen wie krankheitsbedingten AusfÀllen oder dringend dazwischen-geschobenen Aufgaben, umgehen.
Grund dafĂŒr sind unter anderem, dass Aufgaben starr auf Basis ihres Start- und Enddatums eingeplant werden. Hierdurch passierte es uns immer wieder, dass Kolleg:innen Aufgaben nicht bearbeitet haben, da diese nicht in der Timeline auftauchten.
Entweder, weil das Startdatum fehlte, oder, weil das Enddatum in der Vergangenheit lag.
Die angezeigte Auslastung stimmt dadurch auch nicht, da der Aufwand der in der Vergangenheit liegenden Aufgaben komplett ignoriert wird.
Dadurch entsteht sukzessive entweder eine Ăberlastung des Teams oder eine AnhĂ€ufung von verpassten Deadlines, da unter UmstĂ€nden Aufgaben in vermeintlich auslastungsarme Tage eingeplant werden.
Das Kartenhaus fÀllt in sich zusammen, sobald jemand merkt, dass es da ja noch diese eine Aufgabe mit 10h Budget gab, die man aufgrund der ErkÀltung nicht geschafft hat.
Aufgrund dieser Problematik verwenden wir den Planer in awork gar nicht mehr. Wir haben eine eigene Planungsapplikation geschrieben, welche diese UmstÀnde löst:
- Jede Person hat eine tÀgliche KapazitÀt
- Termine werden zuerst eingeplant
- anschlieĂend wird das noch ĂŒbrige Budget verwendet um Aufgaben einzuplanen
- aufsteigend nach Prio / FĂ€lligkeit
- wenn ein Tag kein Budget mehr hat, wird die Aufgabe automatisch gesplittet
Anhand eines Abgleichs von FÀlligkeitsdatum mit eingeplantem Tag können wir dynamisch auf Planungsprobleme hinweisen und diese proaktiv lösen bevor es ein tatsÀchliches Problem ist.
Diese Herangehensweise hat unglaublich viel Ruhe reingebracht und dafĂŒr gesorgt, dass wir versprochene Termine besser einhalten als je zuvor. RĂŒcksprachen, ob eine Person denn tatsĂ€chlich nĂ€chste Woche Zeit hat, entfallen komplett.