Hy zusammen,
ich überlege schon seit Jahren, wie wir in unserem Team die Aufgaben- und Ressourcenplanung effizienter machen. Wir scheitern im Prinzip immer wieder daran, dass Aufgaben entweder im Kanban-Style gemanaged werden und Deadlines „nur“ als Property, visueller Hinweis etc. aufscheinen. Oder man bewegt sich in einer Timeline, wo dann plötzlich alle Aufgaben ein Datum brauchen, auch wenn das keine echte Deadline ist, sondern nur irgendwann für den Zeitpunkt eingeplant war.
Ich habe nun ein Konzept entworfen, das aus unserer Sicht für einen Mix aus spontanen und geplanten Aufgaben, für das ständige re-organisieren nach der lange erwarteten Kundenrückmeldung und vor allem für das einfache rauspicken der nächsten Aufgabe die man anpackt sehr gut passen kann. Ich denke dass der awork-Planner dem sehr nahe ist, deshalb schlage ich euch das einfach mal so vor. Nachfolgend die Zusammenfassung von ChatGPT zum Konzept und ein paar Skizzen.
Wir stellen uns eine dynamische, horizontale Timeline vor, die von „Jetzt“ aus startet und immer aktuell bleibt. Sie vereint das Beste aus flexiblen Kanban-Ansätzen und der strukturierten Visualisierung eines Gantt-Diagramms, bleibt aber flexibel und wenig deadline-orientiert.
Wesentliche Eckpunkte
- Startpunkt „Jetzt“ und flexible Aufgabenabfolge:
- Analogie: Ein immer „frisches“ Arbeitsband, das von „Jetzt“ an immer weitergeht. Alle Aufgaben starten am aktuellen Zeitpunkt und reihen sich nach Priorität und zeitlichem Aufwand aneinander. Nichts rutscht in die Vergangenheit.
- Aufgaben als unterschiedlich lange Balken:
- Beschreibung: Jede Aufgabe hat eine Balkenlänge entsprechend der benötigten Zeit. Die Reihenfolge gibt an, wann sie bearbeitet werden soll.
- Unterteilung umfangreicher Aufgaben:
- Beschreibung: Umfangreiche Aufgaben können in kleinere Blöcke geteilt werden, wodurch sie greifbarer wirken. Diese Blöcke sind visuell (z. B. farblich) verbunden, um ihre Zusammengehörigkeit zu zeigen.
- Vorteil: Psychologisch betrachtet erleichtert das den Start bei großen Aufgaben und fördert das Gefühl von Fortschritt.
- Deadline-Aufgaben und visuelle Hinweise für Dringlichkeit:
- Beschreibung: Aufgaben mit Deadline werden farblich hervorgehoben und bleiben auf ihren festgelegten Positionen. Das sorgt für Klarheit über zeitkritische Aufgaben. Auch gegenseitige Abhängigkeiten können darin gut abgebildet werden.
- Automatisches und manuelles Anpassen:
- Beschreibung: Beim Bearbeiten schrumpfen Aufgabenbalken entsprechend dem verbleibenden Aufwand. Aufgaben können einfach per Drag-and-Drop neu sortiert werden.
- Einfluss von Verfügbarkeit und Abwesenheiten:
- Beschreibung: Kalendertermine, Abwesenheiten und wöchentliche Verfügbarkeiten reduzieren die Zeit, die im jeweiligen Zeitstrahl angezeigt wird. So wird z. B. ein Arbeitstag nur mit den tatsächlich verfügbaren Stunden dargestellt.
- Vorteil: Dieser Aspekt gibt ein realistisches Bild der verfügbaren Zeit und vermeidet Überplanung.
- Markierung alter Aufgaben:
- Beschreibung: Besonders alte Aufgaben werden visuell hervorgehoben, z. B. durch eine Farbänderung, um zu signalisieren, dass sie womöglich zu lange aufgeschoben wurden.
- Vorteil: Dies hilft dem Team, liegengebliebene Aufgaben im Blick zu behalten und eventuell erneut zu priorisieren.
Zusammengefasst
Das Konzept bietet eine dynamische Mischung aus zeitorientierter Planung und flexibler Aufgabenverwaltung. Teammitglieder erhalten stets eine realistische, anpassbare Ansicht der Arbeitslast und können auf psychologische Trigger wie das Aufteilen von Aufgabenblöcken und die Hervorhebung von „alten“ Aufgaben setzen, um strukturiert und motiviert zu bleiben.
Ich hoffe ihr könnt meine Handschrift entziffern 
Ich freue mich auf die Diskussion!
Können uns auch gerne mal austauschen 
