Timeline neu denken 👀

[Claudius]

Vorab: Wir nutzen die Timeline super gerne für die Grobplanung von Phasen, die abhängig sind und Meilensteine, die visuell schön darzustellen sind.

Aktuelle Probleme mit der Timeline:
Aufgaben mit Start- und Enddatum fliegen automatisch in die Timeline rein. Ich muss dazu einen Workaround machen, indem ich Aufgaben nur ein Start- oder Enddatum gebe.
Hier wäre es super, wenn es eine gesamte Voreinstellung gibt: Aufgaben sollen in die Timeline fliegen: ja/nein. Denn, wenn jemand aus dem Projektteam einfach mal 20 neue Aufgaben mit Start- und Enddatum pflegt, wird meine schöne Timeline zerschossen.

Aufgaben, denen ich ein Start- und Enddatum gebe, ordnen sich nach Erstelldatum in die Timeline immer direkt oben hinein. Beispiel: Ich erstelle eine Hauptaufgabe zuerst und dann 2 Unteraufgaben dazu nacheinander. Die zweite Unteraufgabe wird immer über der 1. Unteraufgabe und über der Hauptaufgabe (bei überlappenden Zeiträumen) erscheinen.
Hier wäre aus meiner Sicht eine andere Logik besser. awork müsste erkennen, dass die Hauptaufgabe über den Unteraufgaben in der Rangfolge ist und somit auch so dargestellt sein.

Die Darstellung ist manchmal so semi-schön. Vor allem Aufgaben, die auf einen Tag fallen, werden nicht schön dargestellt. Man sieht quasi nur den Status aber nicht den Aufgabennamen. Man muss drüber hovern, aber wenn man sich die Timeline als Bild herunterlädt, wird der Name nicht mit angezeigt.
Hier wäre es super, wenn der Aufgabenname besser dargestellt wird.

2 Meilensteine auf einem Tag kann ich quasi nicht darstellen, da ich mich für eine Farbe entscheiden muss bzw. der Text nicht zu lange sein darf.
Hier wäre es cool, wenn man 2 Meilensteine an einem Tag farblich darstellen könnte.

[Peer]

Da bin ich 100% bei dir, mit allen deinen Anmerkungen - da kann man noch einiges verbessern, an der aktuellen Timeline-Ansicht (gefühlt war es früher, vor dem neuen Planer-ansicht, besser )!

[Jennifer.Linhart]

Ich gehe weiter und ergänze: Eine Timeline ähnliche Ansicht in Aufgabenfiltern / porjektübergreifend wäre großartig

[Lucas]

Hey Peer – fände es super spannend mehr über dein Gefühl zu erfahren! Kannst du vielleicht sagen, was dir vorher besser gefallen hat?
Danke dir

[Lucas]

Richtig cooler Input! Vielen Dank dir

[Peer]

Aktuell gibt es zum Beispiel immer wieder den Bug, dass die Timline nicht auf heute springt, sondern man immer nochmal extra klicken muss.
Des weiteren behaupte ich (ohne es beweisen zu können) das man vor dem letzten großen Update „mehr gesehen“ hat… also hier z. B.

was sind das für Aufgaben? Um nur ein bisschen davon erkennen zu können muss ich ganz ranzoomen, dann fehlt mir aber der Überblick über die Woche, event. abhängigkeiten etc.

Und wenn ich mit der Maus über eine dieser Aufgaben gehe sehe ich zwar den (Anfang) des Titels dieser, aber dann poppt das Overlay zur Statusänderung auf und liegt über die Aufgabe darunter Und wenn ich dann auf der höchsten Zoomstufe bin und der Titel ist sehr kurz, dann kommt von rechts die Zeit der Aufgabe rein und legt sich über den Titel und ich sehe wieder nichts:

[t.tiedtke]

Bei uns sind es die wiederkehrenden Aufgaben, die ja zwingend ein Start- und ein Enddatum haben, die die Timeline zumüllen. So muss man sich aktuell entscheiden: Planer mit Timeline oder wiederkehrende Aufgaben wirklich nutzen

[Claudius]

Jap und das ist ja echt schade… Die Timeline kann eigentlich so viel mehr… Vllt sollte man sie wirklich eher Richtung „starre Gantt-Chart“ umdenken und den Planer für die aktuelle Timeline Nutzung vorsehen, weil da kann ich ja schön Dinge wild einplanen…

[christoph.ueffing]

So etwas fehlt mir auch noch. Ich fände es schön, wenn es eine Timeline gäbe in der ich alle Aufgaben all meiner Projekte sehen und planen könnte. Im Moment ist es ja anscheinend nur projektspezifisch möglich und dann fehlt mir der Überblick, ob sich die Aufgaben der einzelnen Projekte überschneiden.

[Claudius]

@christoph.ueffing Da bin ich voll bei dir. Die Projekt-Timeline versucht das dazustellen, ist aber aus meiner Sicht nicht dafür gemacht (da ich hier einem Projekt ein Start- und Enddatum geben muss und nur Meilensteine projektübergreifend tracken könnte)… Es müsste nochmal eine projektübergreifende Timeline geben, wo Listen und ggf. Aufgaben angezeigt werden können. Als Beispiel löst das ClickUp über Spaces, die projektübergreifend einem diesen Überblick geben können, vielleicht kann man in so eine Richtung noch weiterdenken

@Edda @Lucas

[Claudius]

Ergänzend dazu: Meilensteine wiederkehrend in der Timeline anlegen + sichtbar auf der Homeseite machen🔄📍

[Christoph.ickert]

Ergänzend wäre eine Funktion super, die es erlaubt, das Zeitbudget im Planer flexibler zu verteilen – nicht linear verteilt über die Arbeitstage des geplanten Zeitraums, sondern anpassbar, z.B. 20 Stunden in Woche 1, 30 Stunden in Woche 2 usw. oder sogar tageweise, Pausen in der Bearbeitung. Falls das schon geht und ich nur nicht weiß wie, bitte unbedingt mir eine Info schicken

[Stefan_SAB]

Ich hätte gerne im Bereich Timeline - Export noch eine Verbesserung. Viele Kunden fordern eine Projektübersicht, welche Sie auch in ihrer Firma an Kolleg*innen verteilen können und bezogen auf die Anzahl unserer Projekte allen einen bzw. sogar mehrere Gastnutzer zuzuteilen wäre die eine Lösung. Leider verwenden große Firmen nicht mal schnell eine neue Software (Sicherheitsgedanke). Weshalb hier ein Export als Gant-Diagramm Zeitersparnis bringen würde. Aktuell müssten wir das sonst nochmal separat in einer eigenen Anwendung wieder darstellen. Kurz um, die Arbeit doppelt machen und das ist wirklich ein k.O. Kriterium. Die bisherigen Exportmöglichkeiten sind dafür leider nicht geeignet, da bei der SVG Datei Tagesaufgaben nicht ersichtlich sind und nicht alle Aufgaben sind für den Kunden relevant und wären super, wenn man diese als eine Art „Kundenansicht“ ausblenden könnte, dafür wäre ein bearbeitbarer Export hilfreich. Danke

[tk1]

Aus unserer Sicht ist der Planer viel zu starr und leidet an denselben Problemen wie viele andere Planungstools auch. Es bildet nur den aktuellen Zustand ab, kann nicht mit den täglichen Herausforderungen wie krankheitsbedingten Ausfällen oder dringend dazwischen-geschobenen Aufgaben, umgehen.

Grund dafür sind unter anderem, dass Aufgaben starr auf Basis ihres Start- und Enddatums eingeplant werden. Hierdurch passierte es uns immer wieder, dass Kolleg:innen Aufgaben nicht bearbeitet haben, da diese nicht in der Timeline auftauchten.
Entweder, weil das Startdatum fehlte, oder, weil das Enddatum in der Vergangenheit lag.

Die angezeigte Auslastung stimmt dadurch auch nicht, da der Aufwand der in der Vergangenheit liegenden Aufgaben komplett ignoriert wird.

Dadurch entsteht sukzessive entweder eine Überlastung des Teams oder eine Anhäufung von verpassten Deadlines, da unter Umständen Aufgaben in vermeintlich auslastungsarme Tage eingeplant werden.
Das Kartenhaus fällt in sich zusammen, sobald jemand merkt, dass es da ja noch diese eine Aufgabe mit 10h Budget gab, die man aufgrund der Erkältung nicht geschafft hat.

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Aufgrund dieser Problematik verwenden wir den Planer in awork gar nicht mehr. Wir haben eine eigene Planungsapplikation geschrieben, welche diese Umstände löst:

• Jede Person hat eine tägliche Kapazität
• Termine werden zuerst eingeplant
• anschließend wird das noch übrige Budget verwendet um Aufgaben einzuplanen
  • aufsteigend nach Prio / Fälligkeit
  • wenn ein Tag kein Budget mehr hat, wird die Aufgabe automatisch gesplittet

Anhand eines Abgleichs von Fälligkeitsdatum mit eingeplantem Tag können wir dynamisch auf Planungsprobleme hinweisen und diese proaktiv lösen bevor es ein tatsächliches Problem ist.

Diese Herangehensweise hat unglaublich viel Ruhe reingebracht und dafür gesorgt, dass wir versprochene Termine besser einhalten als je zuvor. Rücksprachen, ob eine Person denn tatsächlich nächste Woche Zeit hat, entfallen komplett.

[Christoph.ickert]

Hi Team awork, wie sieht es denn aus - auf das Thema hat das letzte mal vor ca. 6 Wochen jemand geantwortet. Der Planer / Timeline / Workload ist ein wichtiges Tool, wir haben gerade heute in unserer Projektleiterrunde nochmals beschlossen, dass der Ort, an dem wir unsere Ressourcen planen awork sein muss - so weit, so gut, auch hatte das Thema hier unter den Nutzern viel Reaktion ausgelöst.
Ich fände es super, wenn vom awork-Team ein kurzes statement kommt, wie der Stand der „Weiterentwicklung“ des Planers ist und was geplant ist anzupassen, bzw. von den Anregungen hier umzusetzen. Das würde mich freuen

[Lucas]

Danke für’s Anstoßen @Christoph.ickert!

Wir verfolgen den Thread natürlich aufmerksam und sind euch sehr dankbar für die Insights aus der alltäglichen Nutzung, die Probleme aber auch die Ideen was man besser oder anders machen könnte.

Über viele der von euch genannten Themen Themen denken wir ebenfalls nach wie bspw:

• Option zur Gantt-Ansicht
• Kalender-Ansicht auf Monatsebene
• Anzeigen der Timeline über mehrere Projekte hinweg
• etc.

Wir werden uns die nächsten Monate wieder vermehrt dem Planer und der Timeline widmen und sowohl kleinere auch als auch größere Verbesserungen bringen.

Wann was genau was kommen wird und in welcher Ausgestaltung, kann ich zum aktuellen Zeitpunkt noch nicht sagen, aber dazu gibt sicherlich zeitnah ein Update.

Lasst uns gerne weiterhin Ideen und Themen rund um die Timeline hier!

[Jennifer.Linhart]

Danke Lucas! Bindet uns super gerne mit ein. Wir zeigen Euch sehr gerne, wo wir in unseren Use-Cases an die Grenzen von awork stoßen

[maxim.heidt]

Timeline Aufgabenbeplanung über mehrere Projekte hinweg. Aktuell lassen sich nur Aufgaben eines Projektes in der Timeline planen.

[h.froehlich]

Die Timeline ist eigentlich ein schön einfaches und flexibles Tool. Schön wäre es aber, wenn man bestimmte Zeiten wie Wochenende oder den Weihnachtsurlaub als arbeitsfreie Zeit definieren könnte. Wenn man aktuell einen Task verschiebt (oder der über die Verknüpfung automatisch verschoben wird), wird z.B. das Wochenende nicht berücksichtigt. Da müsste sich die Dauer entsprechend der zusätzlichen freien Tage verlängern. Das muss immer manuell angepasst werden, was bei größeren Projekten schon aufwändig ist.

[Claudius]

Ich wollte gerne nochmal einen Use Case zeigen, der den Painpoint der Timeline in Bezug auf die Planung von Themen nochmal aufgreift. In dem Beispiel planen wir Arbeitspakete zu einer „Projekt-Idee“ fürs kommende Quartal ein:

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Die Arbeitspakete muss man via Drag and Drop einplanen, da sonst die Zuordnung bzw. die gezeigt Ansicht nicht mehr gegeben ist. Diese kommen aus einer Aufgabenvorlage, da hier bereits Abhängigkeiten zur Projekt-Idee (Hauptaufgabe) hinterlegt worden sind. Vorteil daran, dass hier später nur die Hauptaufgabe nach hinten verschoben werden kann und alle Pakete, die noch anstehen, verschieben sich mit.

Problem:
In dem Beispiel muss die gesamte Planung recht mühsam über Drag-and-Drop passieren, damit die gewünschte Ansicht erzeugt wird. Projektidee und darunter die Arbeitspakete.

Verbesserungsvorschlag:
→ Es wäre fantastisch, wenn sich beim Planen von Start und Fälligkeiten in der Listenansicht die Arbeitspakete genauso aufeinander darstellen würden (über die Zuordnung zur gemeinsamen Hauptaufgabe) und sich die Hauptaufgabe „Projekt-Idee“ dann den Startzeitpunkt des 1. Arbeitspakets zieht und des letzten und sich danach über die Arbeitspakete legt. Also quasi ein „automatisches“ Erzeugen dieser Ansicht über Hinzufügen von Daten in der Listenansicht.
→ Außerdem muss man hier die Abhängigkeiten der Unteraufgaben zur Hauptaufgabe generieren, damit man das Verschieben erzeugen kann. Jedoch sehe ich wiederrum in der Hauptaufgabe nicht die eigentliche Übersicht, was gerade in Arbeit ist bzw. auf was gewartet wird. Ein beidseitiges Abhängigkeits-Pflegen würde allerdings die Timeline wieder ziemlich chaotisch erscheinen lassen. Vielleicht könnte man hier in irgendeiner Form Timeline-notwendige Abhängigkeit vs. Arbeitssichtbare Abhängigkeit differenzieren. Zweitere müsste aus meiner Sicht in den Aufgaben auch mit einem Symbol (wie es bei wiederkehrenden Aufgaben) gekennzeichnet werden, um es sichtbarer zu machen.
Ihr kennt die Problematik ja schon, aber vielleicht hilft das konkrete Beispiel es nochmal besser zu verstehen