Unter dem Aufgabenblock gibt es die Möglichkeit, eine Aufgabe in Abhängigkeit einer anderen Aufgabe zu verknüpfen.
Nun haben wir in unserer Firma die Situation, dass es Aufgaben gibt, die einerseits in einem sowie in einem anderen Projekt zugewiesen werden können. Diese Möglichkeit gibt es im Moment in aworks noch nicht, dass die selbe Aufgabe mit 2 Projekten verknüpft werden kann. Wäre aber toll wenn man dies so machen könnte. Im Moment lösen wir dies über eine Dublette. Jedoch besteht da der Nachteil, dass, wenn die entsprechende Aufgabe gelöst wird, diese dann nur in dem einen Projekt als abgehandelt gekennzeichnet wird. Im Anderen Projekt ist die identische Aufgabe noch als offen markiert. Man muss selber daran denken, dies dort auch zu ändern.
Es wäre für uns an manchen Stellen hilfreich, wenn ein und dieselbe Aufgabe in mehreren Projekten leben könnte. Vor allem bräuchten wir das für ein Besprechungsprojekt, in das man Aufgaben temporär zusätzlich reinlegen kann.
Hallo Philipp, ich habe gerade zum gleichen Thema und zur gleichen Herausforderungen einen Beitrag gemacht. Das wäre eine wirklich sinnvolle und hilfreiche Erweiterung in awork
Ja, ich habe es ja vor einigen Wochen im Webinar schon gesagt: Wir kennen das Konzept und die Ideen darum natürlich und denken immer mal wieder drüber nach. Aber man muss zu bedenken geben (nur mal eine Auswahl):
Wenn Zeiten auf eine Aufgabe erfasst werden, in welchen Projekt sollen die dann?
Die Idee verkompliziert Zugriffsrechte enorm (insbesondere wenn noch externe dazu kommen). Dar man jetzt plötzlich in beiden Projekten alle relevanten Details des anderen Projektes sehen, nur weil man in einem Projekt weitgehende Rechte hat?
Wenn in Projekten Zeitbudgets geplant werden: Gegen welches läuft die Aufgabe dann und wo wird sie als Plan/ Soll angerechnet? Für Die Ressourcenplaner:innen unter euch ein Albtraum.
Welche Automatisierungen, Status, Datenfelder usw. usw. sollen für die Aufgabe gelten? All das ist für Projekte individualisierbar.
Also so sehr ich den Wunsch nach “Einfach in 2 Projekte packen” nachvollziehen kann (es gibt ja einfach wirklich Fälle, in denen das praktisch wäre), so tricky ist die Umsetzung und so weitreichend die Konsequenzen. Das sind ein paar der Gründe, weshalb wir das aktuell nicht angehen. Andere Tools, die das machen, pfeifen auf die Prozesskonsequenzen oder machen riesen Admin-Overhead auf, um es irgendwie zu kontrollieren. Aber da wir in awork ja ganz besonderen Wert auf genau diese Prozesse legen (da die allermeisten Projekte, die mit awork geplant werden eben Kundenprojekte sind), und es einfach bleiben muss, tun wir uns da schwer.
Wenn ihr also noch konkretere Vorstellungen habt, let us know. Ist nicht so, dass wir das einfach ignorieren, aber ein Top-Konzept haben wir nicht im Angebot bisher.
Hallo Tobias, ich sehe das Problem zumindest bei Abgleich / Anpassung nicht. Dieses Problem existiert ja gerade aktuell, wenn man eine Aufgabe mehrmals pflegen muss. Wird eine Aufgabe zwei Projekten zugeordnet, ist es ja egal, wo man diese Aufgabe pflegt - sie aktualisiert sich in beiden Projekten automatisch (identisch). Auch sehe ich das Problem mit den Zugriffsrechten nicht - haben Personen (intern / extern) nur Zugriff auf ein Projekt, können/müssen Sie natürlich auch die aktualisierte Aufgabe sehen. D.h. ja nicht, dass sie damit automatisch Zugriff auf das andere Projekt haben. Mein Beispiel wäre z.B. die Mediaplanung - ich habe eine “Gesamtplanung für 2026”, gleichzeitig aber auch eine Detailplanung der Media im Rahmen eines Projekts. Aktuell muss ich die Anzeigen für ein Projekt immer zusätzlich in der Jahresplanung pflegen.
ja, wie gesagt, die Cases, bei denen das erstmal praktisch klingt sind schon klar. Aber lass mich ein Beispiel machen, wo das zum Problem wird:
Projekt von Kunde 1: Volkswagen
Hat einen Aufgabenstatus “Abnahme VW Headquarter”
Hat ein Custom-Field mit einer Auswahl “Modellreihe (Golf etc.)”
Zeitbudget des Projektes kommt aus dem Angebot im ERP
Projekt von Kunde 2: BMW
Ist über Connect mit dem Kunden geteilt für den Fortschritt
Was passiert jetzt, wenn eine Aufgabe aus Projekt 1 auch in Projekt 2 auftaucht?
Leaken wir die Modellnamen aus dem Customfiled?
Leaken wir über den Namen des Aufgabenstatus und des Custom fields den Namen des anderen Kunden?
Darf der über Connect integrierte Kunde BMW jetzt die genaue Aufgabe aus dem VW Projekt sehen, nur weil er/sie Zugriff auf das eigene Projekt hat? (inkl Assets)
Zeigen wir jetzt das für VW verhandelte Zeitbudget dem Kunden VW an?
Und überhaupt, hat die Aufgabe jetzt die Status-Optionen aus Projekt 1 oder Projekt 2? In welchen Spalten soll sie im Kanbanboard auftauchen?
Mir schon klar, dass das dumm wäre, diese konkrete Aufgabe zu teilen. Aber wir müssen ja eine systematische Lösung für dutzende Abstufungen von exakt diesem Problem finden. Und das ist wirklich tricky. Wie gesagt, ich verstehe deinen Wunsch. Er ist nur viel komplizierter zu lösen, als du es schilderst.
Hoffe, das hilft nochmal beim Verständnis - wir ignorieren den Wunsch nicht einfach, er ist wirklich tricky.
Hallo Tobias, danke für deine ausführliche Antwort. Es kann sein, dass ich noch nicht tief genug in der Arbeit mit awork drin bin - aber Kunde 1 (VW) und Kunde 2 (BMW) sollten doch idealerweise auch jeweils in separaten Teams organisiert sein - womit die Ansicht von Aufgaben und Projekte des jeweils anderen Teams sowieso nicht angezeigt werden (sollten). Und die Aufgabe im Projekt Kunde 1 ist ja nicht identisch mit der Aufgabe in Projekt Kunde 2 (auch wenn sie evtl. gleich benannt sind (z.B. im Rahmen von Vorlagen). Aber z.B. die Agentur-/Geschäftsleitung könnte den Status der Aufgabe von Kunde 1 und den Status der Aufgabe von Kunde 2 in einem (eigenständigen) Projekt/Board auf einen Blick überschauen - zu diesem “Projekt” hat der externe Kunde natürlich keinen Zugriff.
“Sollte” trifft da den Nagel auf den Kopf. Aber auf awork Seite müssen wir ja für diese Fragen systematisch sinnvolle Lösungen finden. Und doch, wenn du die Aufgabe in den 2 Projekten anzeigst, ist es dieselbe Aufgabe - aber eben in unterschiedlichem Projektkontext. Das geht ja auch noch weiter: Welche Automatisierungen sollen ausgeführt werden? Die aus Projekt 1 oder 2? Oder beide? Was, wenn die sich überschneiden?
