Die besten (a)workarounds! 🤩 → Blanko Projektvorlagen & Aufgabenvorlagen

[Edda]

In Kundengesprächen werden wir oft nach unseren besten Tipps und Tricks gefragt. Heute möchte ich einen unserer Favoriten mit euch teilen:

Habt ihr Workspace-weite vordefinierte Aufgaben- und Projektstatus sowie immer wiederkehrende Automatisierungen, aber eure Projekte sind so vielfältig, dass ihr keine universelle Projektvorlage erstellen könnt?

Unser Tipp: Nutzt eine Blanko-Projektvorlage und Aufgabenvorlagen!

In eurer „Blanko“-Projektvorlage könnt ihr Aufgaben- und Projektstatus sowie Automatisierungen festlegen, die dann im gesamten Workspace angewendet werden.

Und um noch mehr Zeit zu sparen, könnt ihr euren verschiedene Projekt-Workflows als Aufgabenvorlagen in das Projekt laden. So habt ihr im Handumdrehen den perfekten Projekt-Setup mit allen relevanten Details!

Welchen Tipp oder Trick würdet ihr nie wieder missen wollen? Teilt eure Favoriten in den Kommentaren mit uns!

[Chris]

Mein Tipp:
Beschäftigt euch mit den Aufgabenfiltern, z.B.

• Sortiert nach „Fälligkeit“
• Gruppiert nach „Tageweise“

So setzt man einen klaren Fokus auf die wichtigen Doings und man springt nicht zwischen zu vielen, ungeplanten Aufgaben hin und her #rüstzeit

[Claudius]

Ich bin tatsächlich ein großer Fan der Emojis, weil sie Dinge nicht nur anschaulich machen, sondern einen echten Mehrwert bieten auf so vielen Ebenen:
Emojis sind super in Projekten, um Listen und Aufgaben kenntlich zu machen. Wir empfehlen sie vorangestellt zu platzieren dann ein Leerzeichen und dann den Namen (z.B. Meilenstein). In der Listenübersicht findest du sie somit direkt.
Ein weiterer Vorteil ist, dass du im Projekt selbst nach dem Emoji suchen kannst und direkt bspw. die Meilensteine angezeigt bekommst:

Emojis helfen dir in der Timeline-Ansicht für eine bessere Übersichtlichkeit und Zuordnung der Themen. Gerade bei kurzen Zeiträumen helfen dir Emojis, dass die Aufgaben gut sichtbar und zu unterscheiden.

Wenn du jetzt in der Timeline auch bspw. wieder nach „“ suchst, werden dir auch nur diese dort angezeigt:

In der Projektbeschreibung helfen Emojis die Projektdetails schön, bunt und strukturiert darzustellen.
Du kannst mit den Emojis auch super ein Status-Set in einem Quickonboarding erklären, indem du die farbigen Kreis für den Statustyp nimmst:
offen
To Do
in Bearbeitung
Fertig

Im Projekt-Namen können die Emojis eine zusätzliche Filtermöglichkeit bieten. Im Filter hast du die Option „Name enthält:“ und kannst dir dann mit einem Emoji bestimmte Projekte anzeigen lassen.

[Claudius]

Das Ganze könnte man noch wie folgt weiterspielen :

Ich finde man kann in Projekten super mit Steuerungselementen arbeiten.
Hier habe ich mal exemplarisch eure „awork Einführung“ als Projektvorlage genommen.
Hier schon mal ein Blick drauf:

Die 1. Liste ist dabei die Steuerungszentrale, wo man Abhängigkeiten in der Aufgabe „ Hier hast du alles im Blick“ auf die Meilensteine () gelegt hat. Durch das erkennt man überigens, wo Abhängigkeiten gelegt sind, da das bei euch in der Ansicht leider noch nicht zu sehen ist .
Das Schöne hier ist, Abhängigkeiten zu setzen ist manchmal super nervig gerade bei vielen Aufgaben sucht man sich einen , aber durch Emojis oder auch Tags sind die Aufgaben dort echt viel leichter zu finden:

Jede Liste ist quasi ein Meilenstein, da man Listen keinen zeitlichen Rahmen geben kann. Somit ist jede erste Aufgabe einer Liste immer gleichlautend wie der Listennamen.
Jetzt können in den Listen noch ganz viele Aufgaben stehen, die auf die Meilensteine einzahlen:

Was man auch einbauen kann in mögliche Projektvorlagen, ist auf Listen ein Hinweis, wenn diese Liste nicht benötigt wird, kann sie archiviert werden:

So kann man eine Projektvorlage insgesamt sehr strukturiert aufbauen…