Aufgaben übergeben

[domenic-hartmann]

Hi zusammen,

ich habe aktuell eine kleine Challenge bei uns im Team und habe mich gefragt, wie ihr damit umgeht.

Folgende Situation:
Eine Aufgabe bspw. „Flyer - 1. Layout erstellen“ ist Person A zugewiesen und über einen Zeitraum von 8 Tagen mit einem Planaufwand von 6h erstellt. Jetzt arbeitet Person A an dieser Aufgabe und erstellt das 1. Layout. Nach Fertigstellung des Entwurfs wird die Aufgabe bspw. auf „Internes Feedback“ gestellt. Wie geht es weiter?

Szenario A:
Die Aufgabe wird der Person B (Projektmanager:in) zugewiesen und Person A wird entfernt, dann überträgt sich aber auch der komplette Planaufwand in der Kapazität auf Person B, obwohl diese nur für die Kontrolle und internes Feedback zuständig ist und sowieso ihre Zeit auf den allgemeinen Task „Projektmanagement“ bucht. Aus Kapazitätssicht würde sich so auch ständig die Kapa-Planung unrealistisch verändern, weil der Planaufwand von Designaufgaben auch zwischenzeitlich bei den PM-Kolleg:innen dargestellt würden, während ihnen eine Aufgabe zugewiesen ist.

Szenario B:
Die Aufgabe bleibt bei Person B, es wird durch eine Automatisierung oder einen selbstgeschrieben Kommentar die PM-Kolleg:innen informiert, dass das Layout zu dieser Aufgabe gesichtet werden kann. Die Zuständig und das Budget dieser Aufgabe bleibt im Planer richtig und es gibt keine Veränderung in der Kapa-Planung.

Aktuell gehen wir nach Szenario B vor, ich frage mich allerdings immer wieder, ob eine andere/bessere Möglichkeit besteht oder Szenario A oder eine Variante davon die bessere Lösung wäre.
Ich würde mich sehr über ein bisschen Input dazu freuen!

[Claudius]

Hi @domenic-hartmann ,
super spannender Punkt, der schwer pauschal zu beantworten ist. Ich würde dir mal meine Perspektive aus unserem Doing schildern. Dazu muss ich sagen, dass wir den Planaufwand noch nicht 100% nutzen.
Mein erster Gedanke wäre, erstmal bei Szenario B zu bleiben, weil für die Kapa-Planung es wichtig ist, dass der Hauptaufwand bei Person A bleibt und sichtbar ist.
Die Frage wäre, muss für Person B zwingend ein Planaufwand (wie in dem Fall vermutlich ein kleineres to-do aka internes Feedback) sichtbar gemacht werden?

Falls ja: Müsste man aus meiner Sicht eine Automatisierung bauen, die den zweiten Bearbeiter also Person B über einen Status, Tag auf die Aufgabe holt, ihn dort über die Checkliste erinnert, seinen Planaufwand hinzuzufügen und dann über das Erreichen eines weiteren Status / Herunternehmen eines Tags Person B als Bearbeiter wieder herunterzunehmen. Könnte in etwa so aussehen:

Falls Person B nicht zwingend den Planaufwand benötigt, wäre die Automatisierung vermutlich ein wenig schlanker, die im Zweifel Person B über die oben beschriebenen Punkte wie Status oder Tag hinzufügt und dann bei Erreichen eines nächsten Status / Herunternehmen des Tags entfernt.

Vorteil wäre, dass die Aufgabe bei Person B (aufgrund dass sie Bearbeiter ist) in ihrem Filter erscheint (was als Beobachter ja leider nicht geht) und die Aufgabe damit sichtbarer wird und sie aber auch automatisch heruntergenommen wird (damit aber auch der Planaufwand der Person - falls das gewünscht ist).

[mohamberger]

@domenic-hartmann ihr könnt den Planaufwand einer Aufgabe auch auf mehrere Personen verteilen