Missbrauchen wir awork?

Hilfe, Tipps und Use-Cases
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Manchmal hab ich das Gefühl, dass wir awork etwas missbrauchen :wink:
Wir nutzen es beispielsweise als Ticketsystem, als Lead-Board oder sonstige Prozessboards. Ein Projekt, dass einen Kunden »gehört« (und dementsprechend nach Stunden abrechnen können) nutzen wir gar nicht :slight_smile:

Hier mal ein Beispiel unseres am häufigsten genutzen »Projekts«:

Kampagnen-Optimierungen:

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Hier ist allerdings Task ein Google-Ads-Kundenaccount bei dem wir als eigenes Feld je nach Vertrag/Paket ein Optimierungszyklus in Tagen (wird nach Vertragsabschluss automatisch per API gesetzt) eintragen. Jeder Task/Kunde ist übrigens schon durch einige Boards/Projekte gewandert. Vor dem Optimierungs-Projekt haben wir noch das Lead, Onboarding und Setup-Board bei denen die Tickets je nach Status mit Daten angereichert werden oder Prozesse auslösen.

Sobald ein Task/Kunde in die Spalte »wartend« fällt, wird per API und anhand des Optimierungszyklusses ein Fälligkeitstag gesetzt.

Sobald es fällig ist, rutscht es in die Spalte »zu bearbeiten«. Hier hat man nun im Blick, was heute an Optimierungs-/Monitoring-Arbeit anfällt.

Sobald man die Arbeit erledigt hat, zieht man den Task in »neu einplanen«.

Zusätzlich hat jeder Mitarbeiter ein eigenes ToDo-Board. Entweder trägt er sich selbst seine To-Dos ein oder er bekommt die Tasks automatisch per API (ich habe in meinem Board z.B. die Spalte »delegieren« oder unser Ticket-Boad hat jeweils eine Spalte für jeden Mitarbeiter (wir nicht nur zu dritt), sobald hier ein Task reinfällt, landet er im Todo des jeweiligen Mitarbeiters.

Hierbei ergeben sich natürlich ein paar Probleme:
– ich habe keinen Überblick mehr über meine delegierten Tasks
– Abrechnung ist aufwändiger, da man ja einzelne Tasks nicht an Kunden binden kann

awork so zu nutzen, wie es gedacht ist (je Kunde ein Projekt) funktioniert bei uns nicht, da wir viele Kunden haben, für die wir regelmäßig kleine Tasks erledigen.

Habt ihr ein ähnliches Setup?

Gruß
Andree

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Ganz offen und ehrlich: Wenn es für euch funktioniert, ist es doch gut.

Wir starten gerade mit Awork durch und haben ebenfalls mindestens zwei Projekte, die so laufen werden. Aber wir nutzen ein eigenes Ticketsystem und haben somit solche kleinen ToDos nicht dort drin.

Tatsächlich wäre bei uns jede Optimierung ein eigenes Projekt. Warum? Du kannst die gesamte Kommunikation, Stakeholder und Optimierungsschritte 1zu1 perfekt abbilden und hast so immer den perfekten Stand.

Was nutzt ihr zur Abrechnung? Gibt es dafür eine Schnittstelle? Ansonsten könnte man auf Task-Ebene mit Tags arbeiten um automatisierte Abrechnungen zu ermöglichen. Beispiel Tag.
„KN:12345“ 12345 ist die Kundennummer. Machst du das Standardisiert, ist es dann relativ gut umsetzbar.

Für Tickets: Schafft euch ein Ticketsystem an. Zammad zum Beispiel. Da hast du eine astreine Kommunikation abgebildet.

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Moin Benjamin,

danke für dein Feedback! Ja, wir nutzen seit ein paar Tagen ein Ticketsystem, ist relativ frisch implementiert. Allerdings trennen wir unsere Tasks von unserer Kommunikation, bzw. haben wir durch unsere monatlichen Retainer viele Tasks ohne Kommunikation, deshalb ist favorisieren wir in Sachen Taskmanagement awork. Ist aber schon sogut wie gelöst: In unserem Ticketsystem können wir per Webhook einen Task in awork anlegen. Hier probiere ich noch etwas rum, bin mir aber sicher, dass das bald reibungslos funktioniert.

Gute Idee mit den Kundennummern als Tag. Probiere ich aus. Gibt es eigentlich Beschränkungen seitens awork bei den Tags? Leider ist die Anzahl der Custom-Fields ja je nach Tarif eingegrenzt…